Personīgā zināšanu pārvaldība: kas tas ir un kā to izmantot savā darbā

Par zināšanu pārvaldību ierasti runā uzņēmuma, komandas līmenī, piemēram, veidojot dokumentāciju, dažādas kompetenču kartes, lai saprastu, pie kura darbinieka vai kolēģa varam vērsties, lai konkrēto situāciju risinātu vai īstenotu plašākas apmācības. To visu un vēl daudz ko citu īsteno mācīties spējīgas organizācijas (learning organizations), tomēr organizācijas pamatu veido paši darbinieki. Tādēļ personīgā zināšanu pārvaldība ir vēl nozīmīgāka un to apgūt vajag ik vienam, kurš vēlas mācīties, attīstīties un prasmīgi pielietot savas jauniegūtās zināšanas. 

Organizācijām būtu jāveicina personīgās zināšanu pārvaldības prasmes, lai darbinieki kļūtu zinoši un prasmīgi, apgūtu prasmes arī dalīties ar zināšanām (tostarp arī mācīt citus). Dažādu online un klātienes konferenču, apmācību apmeklējums ir vērtīgs, ja turpinājumā šīs zināšanas var likt lietā, dalīties ar tām arī organizācijas iekšienē. Tas varbūt nozīmīgs solis arī zināšanu pārvaldības ieviešanai organizācijas līmenī. 

Kas ir personīgā zināšanu pārvaldība?

RTU pasniedzēja Jāņa Grundspeņķa veidoto definīciju izmanto visā pasaulē: “informācijas apkopošanas process, kuru persona izmanto, lai apkopotu, klasificētu, uzglabātu, meklētu, iegūtu un koplietotu zināšanas ikdienas aktivitātēs”. Šeit kopā savijas divi citi termini: personīgā informācijas pārvaldība un zināšanu pārvaldība. 

Zināšanu veidi 

Zināšanas var iedalīt trīs daļās, atbilstoši to pielietojumam. Šāds dalījums mums jau pašā sākumā labāk ļauj pašiem sev noteikt, kāds informācijas līmenis man katrā gadījumā ir vajadzīgs noteikta uzdevuma izpildei. 

  1. Pieejama informācija – lielākā daļa digitālās informācijas un satura ir šajā līmenī. Mums ir iespēja atrast vajadzīgo informāciju gana ātri, ja mēs protam to meklēt. Google sniegtās iespējas ir ļoti plašas, varam izmantot to. Arī vārdnīca ir kā informācijas avots, kuru varam atvērt reizēs, kad tas ir nepieciešams.
  2. Izprotam informāciju – mūsu prātā jau ir šī informācija, tā nav jāmeklē, mēs to varam atsaukt atmiņā, varam sākt saprast savstarpējās informācijas vienību cēloņsakarības, saistības. Bet pagaidām zināšanas stāv bez pielietojuma, jo netiek izmantotas.
  3. Zināšanu pielietojums – redzam reālu atdevi no uzkrātās informācijas, mēs to sākam praktiski izmantot, zināšanas rezultējas prasmēs, kuras varam izmantot mūsu darba vai citu mērķu sasniegšanai.

Kā lai visu to apgūstu, kā nepalaist garām?

Plašais informācijas klāsts vēl vairāk pastiprina bailes kaut ko palaist garām jeb mūsdienās šo cilvēku uzvedību apzīmē ar saīsinājumu FOMO (Fear of missing out). Šo situāciju arī izmanto mārketingā, lai, piemēram, uzsvērtu, ka par šo cenu ir palikusi tikai viena prece vai piedāvājums ir spēkā tikai šodien. Tas daudziem ir mūsdienu izaicinājums un ar to katram pašam arī jāpalīdz sev tikt galā. Informācijas kļūst arvien vairāk un pieaug vajadzība pēc noteiktas sistēmas (var dēvēt arī par stratēģiju), kas ļautu šo informāciju filtrēt, apstrādāt, organizēt un izmantot tālākiem mūsu mērķiem. Te mums palīgā var nākt personīgā zināšanu pārvaldība.

Zināšanu pārvaldības plāns

Bez šī neiztikt, lai mūsu zināšanu pārvaldība būtu sistemātiska, nevis haotiska un ar īsu dzīves ilgumu. Plānu veido divas pamata lietas: process un rīki, kurus izmantot. Šajā rakstā primāri aplūkosim procesa daļu un citā rakstā sīkāk izklāstīšu par pieejamajiem klasiskajiem un digitālajiem rīkiem. Piezīmju klades, skiču klades, prāta kartes dažādos veidolos ir piemēri rīkiem, kuri tiek izmantoti jau gadu desmitiem un pat simtiem. 

Latvijas vēsturē Dainu skapis ir viens no zināmākajiem piemēriem personīgās informācijas pārvaldībā. Lai sistematizētu atsūtītos tekstus, Krišjānis Barons izveidoja savu kārtojuma sistēmu un paņēmienu, par teksta pamatformu izvēloties četrrindi, kas rakstīta uz atsevišķas lapiņas.

Mūsdienu tehnoloģijas mums ļauj vēl ērtāk un jaudīgāk savienot šos zināšanu punktus, radot jaunas lietas un nostiprinot esošās zināšanas. Vienlaikus arī tehnoloģiju izplatība rada milzīgu informācijas pieejamību – tādēļ ir jānosprauž prioritātes.

Prioritātes: mazāk trokšņa, vairāk vērtīga signāla

Ikdienā mums nākas patērēt ļoti daudz informācijas: e-pasti, sociālie mediji, ziņu portāli, profesionālie blogi un iespējams vēl daudzas citas lietas. Tam visam mēs tērējam savu laiku un enerģiju. Tādēļ ir vērts kādā brīdī apstāties un padomāt par to, kādu informāciju Tu saņem un kā Tu viņu lasi, patērē. Izvērtē, vai tiešām šī informācija Tev ir regulāri nepieciešama, kādi ir tās ieguvumi un tad bez liekām raizēm īsteno izmaiņas.

Sociālie mediji kopumā var kļūt par ievērojamiem produktivitātes traucēkļiem, jo tie patērē ne tikai mūsu laiku, bet arī enerģiju, kuru varētu izmantot mūsu radošumam. Bieži dažādas pauzes, brīvi brīži tiek aizpildīti ar citu radītu saturu, neļaujot mums pašiem pilnībā izmantot savu radošumu, ģenerēt idejas. Tādēļ gan sociālo mediju izmantošanas paradumi, gan arī šajos kanālos patērējamo saturu ir nozīmīgi izvērtēt, lai tas sniegtu ieguvumus, nevis tikai laika patēriņu. Savā ziņā šie “negaidītie” pārrāvumi kā sociālo mediju pārlūkošana paķer krietni vairāk laika kā varētu sākotnēji domāt – mēs nobremzējam, apstājamies, tad atkal uzņemam ātrumu.

Daži piemēri zemāk var palīdzēt labāk saprast, kā varam regulēt informācijas plūsmu:

  • Sociālajos medijos kā Facebook cilvēkus, grupas un biznesa lapas, kuri sniedz par daudz mazvērtīgas informācijas, vari atslēgt pavisam vai uz noteiktu laiku. 
  • Izmanto automātiskos filtrus e-pastā, lai saturu, kas ir mazāk svarīgs, automātiski aizmet uz mapi, kuru izskati, kad ir laiks un vajadzība. Piemēram, ikdienā saņemu dažādus e-pastu jaunumus, jo man ir jāseko līdzi, kā notiek šo uzņēmumu komunikācija, ko dara konkurenti utml. Tomēr tie nav tik svarīgi e-pasti, lai tie traucētu manu e-pastu ikdienā. Tos izskatu tad, kad man ir laiks, pārskrienu ar acīm pāri, bet tie nekļūst par traucēkli. Šādu filtru uzstādīšanu piedāvā gan Gmail un Inbox.lv, gan arī populārās e-pasta programmas kā Outlook un Thunderbird. 

Digitālais mārketings un e-vide kopumā ir strauji mainīga, nākas sekot līdzi dažādiem jaunumiem, izmaiņām, izvērtēt informāciju, kura var noderēt gan jaunu risinājumu izveidē, gan uzlabot esošos. Ja vēlies būt konkurētspējīgs – nemitīgi nākas attīstīties un neapstāties mācīties. No savas pieredzes varu teikt, ka šīs prasmes ir īpaši nozīmīgas lietotāju pieredzes izpētē un digitālajā mārketingā – abās nozarēs ir nepieciešamas prasmes apkopot, analizēt un tālāk arī izmantot savā darbā iegūto informāciju. Tie ir nemitīgi atklājumi, novērojumi, jaunas idejas un šo ideju pārbaudes. 

Galvenie soļi 

Turpinājumā aplūkosim, kādi ir galvenie soļi efektīvai zināšanu pārvaldībai individuālā līmenī, bet līdzīgi principi darbojas arī organizācijas līmenī.

1. solis: Saglabāt idejas un informāciju

Ja mēs ieraugām noderīgu informāciju vai labas idejas, mums ir lietderīgi to saglabāt. Tam ir jāveidojas kā paradumam. Šī informācija var nākt no dažādiem avotiem: grāmatas, podkāsti, online raksti, konferences, mācību kursi, sarunas ar kolēģiem u.c.

Izlem, kas Tev ir svarīgs. Ko tu vēlies apgūt vai kādas zināšanas Tev ir nepieciešams atjaunot un uzturēt iespējami aktuālas. Kas ir Tava motivācija “uzsūkt” šo informāciju? Kas atšķir subjektīvas domas no izmantojamas informācijas? Tie ir pierādījumi, vizuāla demonstrācija: piemēri, ilustrācijas, ekrānšāviņi, statistika, lapas kartes, diagrammas, grāmatu piezīmes, citāti. 

Mūsu smadzenes nespēj apstrādāt un uzglabāt visu informāciju, ar kuru nākas sastapties, tā selektīvi izvēlās nepieciešamo un ar papildus “uzstādījumiem” pašiem sev mēs varam krietni palīdzēt to darīt efektīvāk.  Kritiska domāšana informācijas atlasē ir īpaši svarīga. Daži pārbaudes jautājumi var palīdzēt šajā posmā:

  • Vai informācija un tās avots ir uzticami? Vai varu paļauties uz to?
  • Vai šīs zināšanas ir atbilstošas manām vajadzībām, darbam, kuru es veicu, vai nākotnes projektiem, kurus vēl tikai īstenošu?
  • Ko es praktiski darīšu ar šo informāciju? 
  • Vai man ir vajadzīga daļa no tā vai tomēr viss kopums? 

Man ikdienā daudz nākas strādāt ar vizuāliem materiāliem, tieši šī iemesla dēļ lielāka daļa manas piezīmes ir dažādu fotogrāfiju un ekrānuzņēmumu veidā.

Daži piemēri manam paradumam:

  • Vizuālās komunikācijas piemēri digitālā vidē: sociālo mediju ieraksti, reklāmas – labi un slikti piemēri, jo man tas viss noder gan paša darbā, gan arī apmācību materiāliem. 
  • Dizaina kļūdas un veiksmes stāsti, kuri ietekmē lietojamību un kopējo lietotāju pieredzi.
  • Dažādas dzīves situācijas, kuras varu tālāk izmantot prezentācijās kā metaforas. 
  • Saglabāt visu vai noteiktu fragmentu noderīgiem rakstiem par digitālo mārketingu, lietotāju pieredzi

Ja šī satura tveršana un saglabāšana ir vienkārša, tad tas netraucē pamata lietai, kuru es daru. Piemēram, skatos kādu mācību kursu vai lasu ziņas, pamanu kādu nozīmīgu lietu un ātri to saglabāju, lai vēlāk jau sistemātiskāk izskatītu. Tādēļ šis solis ir jāizveido maksimāli vienkāršs un efektīvs. Bet ja mēs šeit arī apstājamies, tad tā ir tikai materiālu krāšana bez tālāka pielietojuma. 

Informācijas savākšana ir tikai daļa no zināšanu pārvaldības, jo šī informācija ir jāliek arī lietā, jāizmanto sev lietderīgā veidā, savādāk visa apkopotā informācija ir bezjēdzīga un nebūs noderīga. Visu mēs nevaram organizēti paturēt savā atmiņā, nākas izveidot papildinājumu, kur to visu glabāt – to var nodevēt arī par otru prātu. Šāda veida prakse ļauj daudz ātrāk sagatavot mūsu pirmo prātu aktīvam un radošam darbam.

Zināšanu apguve nenozīmē apgūt tikai jaunas lietas, bet arī apstiprināt esošās zināšanas un prasmes. Ja Tu konkrētajā nozarē esi iesācējs un ceļa sākumā, visa informācija noteikti būs jauna, bet vēlāk pieredzējušam speciālistam var maldīgit šķist, ka visu zina un ka šīs zināšanas atjaunot nav vajadzības. 

2. solis: apstrāde un konteksts

Ja mums ir uzkrāts daudz informācijas, tad nākamais solis ir ar to visu strādāt. Bez papildu konteksta saglabātā informācija vēlāk pašam var būt bezjēdzīga, jo var nepilnīgi saprast tā nozīmi vai kontekstu. 

Man pašam ir mape vai šķirklis “Šķirot”, kur sametu saturu, kuram uzreiz neredzu pielietojumu vai nezinu, kurā kategorijā/mapē viņu ievietot, bet izskatās saistoši un varētu noderēt. Tad reizi 1 – 2 nedēļās es pārlūkoju šo saturu, lai izdzēstu lielāko daļu no tā, jo ar racionālu prātu izvērtēju, vai tas man der vai nē. Ne vienmēr izmests saturs nozīmē, ka tam nebija jēgas – dažkārt izvērtēju rūpīgāk šo saturu, veicu piezīmes, fiksēju atziņas un nevajadzīgo dzēšu. Līdzīgas “ideju šķirošanas” mapes izmantoju arī ilgtermiņa projektos, kur lieti noder dažādi interesanti atradumi, kurus vēlāk kopā ar iesaistīto komandu var izskatīt. 

Tātad svarīgākās vadlīnijas šajā satura apstrādes posmā – mūsu mērķis ir koncentrēts, vērtīgs saturs:

  • Visu nevajadzīgo dzēšam. Digitālās vides straujās izmaiņas mēdz radīt situācijas, ka pirms nedēļas saglabāta informācija vairs nav aktuāla. 
  • Pievienojam papildu kontekstu: faila nosaukumā, ekrānuzņēmumam papildu anotācijas, izcelt svarīgākās detaļas (citātus, vizuālos fragmentus), vienlaikus paturot kopējo kontekstu, piemēram, visu redzamo dizainu vai rakstu. Piemērs: saglabāt visu reklāmas bannera lapas dizainu, nevis tikai pašu banneri, jo gala lietotājs banneri redz kopējā kontekstā, nevis tikai vienu pašu vizuāli. 
  • Papildu piezīmes informācijas turpmākai atrašanai un kategorizēšanai. Te ir divu veidu pieejas – nodēvēsim to par hierarhisko un meta datu.

Uzglabāšana hierarhija

Hierarhijas gadījumā varam izveidot struktūru, kura ir padziļināta, piemēram, izvietot materiālus mapēs un apakšmapēs. Izmantojot Google Drive, man ir izveidota mape Google Ads reklāmas un tur ir apakšmapes: Analīzei (tas man studentiem), Kļūdas (noder visiem), Labi piemēri (protams, gribam mācīties no labākajiem), savukārt pamata mapē sametu visus materiālus bez piederības – varbūt noderēs kādreiz. Kādā brīdī izveidojas “kultūrslānis”, kuru nākas krietni patīrīt: dzēst vai izveidot mapi “Arhīvs”, izvietot tur – kādreiz vēstures liecībām var noderēt, ēst neprasa, netraucē, lai jau paliek tur. 

Šis ir vienkāršākais informācijas kategorizēšanas veids: viens materiāls – viena kategorija. Bet situācijās, kad ir nepieciešams pievienot vairākas kategorijas, nākas sākt izmantot citu pieeju – metadati. Tā ir papildu informācija par šo zināšanu vienību, kuru esam saglabājuši. Piemēram, konkrētā Google Ads reklāma kā piemērs varētu būt noderīgi runājot par vizuālo dizainu,  gramatiku, mājaslapas tehniskajām prasībām utml. Tādēļ vēlētos, lai meklējot informāciju savā krātuvē, es varētu atrast šo materiālu visos pieminētajos gadījumos. (Google Drive gadījumā var pievienot aprakstu, kur šos atslēgvārdus uzskaitīt un vēlāk izmantot meklētāju, bet tagu (birku) sistēmu Google Drive gan diemžēl nepiedāvā, vien izvietot citā mapē saīsni uz vajadzīgo failu.)

Metadatu pieeja

Lai risinātu šo atrodamības problēmu, nākas izmantot metadatu pieeju. Metadati var būt gan kā kategorijas, gan birkas (atslēgvārdi), gan arī citi dažādi parametri, kuri mums ļauj sistematizēt mūsu informāciju – informācijas vienības pievienošanas datums, autors utml. Piemēram, ja esmu atradis interesantu rakstu, tad to varu pievienot uzreiz vairākām kategorijām: SEO, Satura mārketings, Apmācībām utml. Kaut kur jau redzēts? Jā, gluži kā mēs veidotu un publicētu mājaslapas saturu, tikai šoreiz mēs rūpējamies paši par atrodamību savā zināšanu bāzē. 

Faila nosaukumā atslēgvārdi palīdzēs atrast meklētājā, ievietojam atbilstošā kategorijā, piemēram, ja tie ir ekrānskati, papildu pievienoju piezīmi faila nosaukumā, kādēļ esmu šo saglabājis. Tā ir kā norāde pašam sev nākotnei – jo dažkārt pavisam nesapratu, kādēļ esmu to saglabājis. 

Brīdī, kad būs vajadzība likt lietā šo informāciju, tad tam varēs sistemātiski pieķerties, jo būs viegli atrodams gan pašiem, gan arī pārējiem, ar kuriem vēlēsieties šo koplietot. 

3. solis: pārdomu brīdis jeb inkubācija

Kāpēc mēs apkopojam idejas, materiālus? Visdrīzāk, lai smeltos iedvesmu jaunām idejām, atrisinātu dažādus izaicinājumus, radītu inovatīvas, iepriekš neredzētas lietas. Tas ir brīdis, kad dati un informācija kļūst par zināšanām, kuras jau varam radoši pielietot. Protams, ir reizes, kad mums informācija ir vajadzīga ļoti konkrēta uzdevuma izpildei, izmantojam to kā paraugu un lieta ir darīta. Tomēr biežāk mēs vēlamies kaut ko vairāk – radīt jaunu un atšķirīgu, lai izceltos uz pārējo fona.

Austins Kleons ir teicis: “Tavs uzdevums ir apkopot labas idejas. Jo vairāk labu ideju Tu apkoposi, jo vairāk Tev būs iespējas gūt iedvesmu no tām.”

Inkubācijas periods

Radošajā domāšanā ir četri posmi: sagatavošanās, inkubācija, atklāsme, pārbaude. Sagatavošanās posmu iepriekšējos soļus jau izskatījām – lai produktīvi šo informāciju izmantotu, nākas atvērt prātu jaunām idejām. Mēs nevaram izveidot kaut ko jaunu, turpinot darīt tās pašas ierastās lietas. Jāiepazīstas ar informāciju un jāļauj mūsu prātam “atvilkt elpu”, vienlaikus zemapziņa turpina strādāt. Man pašam pastaigas svaigā gaisā, cigun vingrošana, dažādi monotoni darbi kā malkas skaldīšana, krāsošana ir ļāvuši pieredzēt šos “Ahā!” momentus – tie ir brīži, kad intensīvi nedomā par problēmu, bet ļauj tai zemapziņas fonā darboties. Tie ir brīži, kad tu nedomā par daudzajām lietām, kuras Tevi ierobežo, domas lidojums ir krietni mazāk ierobežots ar mūsu racionālo domāšanu. Tieši tādēļ darba pārtraukumi ir ļoti nozīmīgi, lai atjaunotos un turpinātu ar jaunām idejām, domām. Neiztērējiet šo tik nozīmīgo laiku sociālo mediju varā! 

Kad mēs strādājam ar mūsu zināšānu krātuvi, mūsu prāts ļauj veidot jaunus savienojumus starp dažādajiem punktiem (informācijas vienībām), kas mums ir. Lai tas notiktu, mums ir vajadzīgs šis pasīvais domāšanas laiks – inkubācijas periods. Pats inkubācijas periods visbiežāk ir tāda vēl gaisīga doma, kuru ar steigu prasās vizualizēt, pierakstīt, fiksēt, ja vien Eureka! moments nav ļoti vienkārša atbilde, kuru ir viegli atcerēties. 

Tuvāk zemapziņas līmenim

Pusnomoda stāvoklis pirms un pēc dziļā miega ir vārti uz mūsu zemapziņu. Aktīva domāšana pirms naktsmiera nebūs pārāk veselīga ilgstoši, lai gan iespējams var būt arī radoša, bet vai efektīva? Visdrīzāk, ka nē – jo visdrīzāk vairs neatcerēsieties dziļo domu.

Vācu ķīmiķis Kekele 19. gs. nosapņoja benzola ķīmisko formulu – iepriekš aktīvi strādāja pie benzola formulas vizualizācijas, sapnī viņš redzēja čūsku, kura bija iekodusies pati sev astē. (Taisnības labad gan jāpiebilst, ka leģenda vēstī par vēl kādu notikumu krietni iepriekš viņam nācās līdzdarboties kādas slepkavības izmeklēšanā, kur figurēja arī neparasts gredzens ar čūskām un iespējams, ka tieši šī pieredze vēlāk vizualizējās sapnī). Viens no slavenākajiem gadījumiem par atklāsmēm bezapziņas stāvoklī, par to raksta arī Makārtijs “Rīgas Laiks” rakstā. Turpat arī ļoti labs citāts, kuru atradu, saglabāju un vēlētos arī padalīties ar Tevi: “Bezapziņai nav zīmuļa un bloknota un tai noteikti nav dzēšgumijas“.

Bieži vien lieliskās idejas mūs “apciemo” nepiemērotos brīžos, kad nav iespējas to pierakstīt, tādēļ var labi kalpot arī audio piezīmes, piemēram, telefonā vai viedpulkstenī. Apgūstiet telefona digitālā asistenta iespējas, tā balss vadību un tas palīdzēs arī veikt piezīmes skrienot vai braucot pie auto stūres. Tādēļ ir jābūt gatavībā šīs gaisīgās domas materializēt sev visērtākajā un piemērotākajā veidā. Par to visu vairāk pastāstīšu citā rakstā.

4. solis. Laiks radīt!

Šis nu ir brīdis, kad mums jāsāk aktīvi rīkoties, lai iepriekš iegūtās zināšanas, domas, idejas, atklāsmes rezultētos jau turpmākā rīcībā. Visi iepriekšējie soļi ļauj mums sasniegt rezultātu, neveidojot visu no nulles un neizgudrojot riteni divreiz (arī neuzkāpjot uz tiem pašiem grābekļiem, ko paši vai citi ir pieredzējuši). Īstenot kaut ko no baltas lapas noteikti ir krietni grūtāk – personīgā zināšanu bāze sniedz mums iespēju būvēt jau no esošiem blokiem.

Vienlaikus nevajag censties “nospiest” kādu veiksmīgu piemēru ar cerību, ka tas noteikti nostrādās – atšķirīgas auditorijas, dažādi komunikācijas mērķi, tehniskās iespējas un daudzi citi faktori var veidot pamatu neveiksmei, ja kāda ideja vai risinājums vienkārši tiek atkārtots jeb nokopēts. “Labi mākslinieki kopē, izcili mākslinieki zog” – slavenā frāze no Pikaso, bet šo spārnoto teicienu jau dziļāk aplūko Austins Kleons savā grāmatā “Steal like an artist“.

Kādus rīkus izmantot zināšanu pārvaldībai?

Atvērti neskaitāmi pārlūkprogrammas šķirkļi, daudzas interesantas web lapas ir pievienotas grāmatzīmēm, tomēr kā lai to visu arī izskata, ja nekad nav laika? Tas mums visiem ir ierobežots, tādēļ nākas domāt, kā to izmantot efektīvāk, kā panākt, lai mums vajadzīgā informācija un līdz ar to arī vēlāk zināšanas un prasmes mūs sasniedz vajadzīgajā laikā un vietā? Nākas veidot savu zināšanas pārvaldības kārtību – sistēmu, kurā mums var palīdzēt dažādi rīki kā RSS lasītāji, Google Drive un Google Keep. Par to visu varēs lasīt jau nākamajā rakstā par praktiskajiem rīkiem personīgās zināšanu pārvaldības sistēmas ieviešanai.

Edgars Koroņevskis

Autors: Edgars Koroņevskis
Digitālā mārketinga un lietotāju pieredzes eksperts, pasniedzējs.
Vēlies sazināties? Uzraksti: edgars@picco.media